Der Verwaltungsrat muss Handelsregisteranmeldungen nicht mehr selber unterzeichnen.
Die „Stampa-Erklärung“ wird in die öffentlichen Urkunden integriert.
Transparenz bezüglich im Handelsregister eingetragener Personen und hinterlegter Dokumente.
Auf den 1. Januar 2021 sind Änderungen im Handelsregisterrecht in Kraft getreten, die Auswirkungen auf die Praxis haben.
1. Handelsregisteranmeldung: Grössere Flexibilität
Neu können, „soweit die Gesetzgebung nichts anderes bestimmt“, Handelsregisteranmeldungen durch irgendeine für die betreffende juristische Person zeichnungsberechtigte oder auch eine aussenstehende bevollmächtigte Person unterzeichnet werden. Weiterhin durch das oberste leitende Organ mit entsprechender Zeichnungsbefugnis (Verwaltungsrat, Geschäftsführung) zu unterzeichnen sind Anmeldungen von Kapitalerhöhungen, von zeichnungsberechtigten Personen, Statutenänderungen im Zusammenhang mit dem Verzicht auf die Revision sowie der Eintragung/Wiedereintragung von Revisionsstellen, Auflösung und Liquidation der Gesellschaft und Transaktionen auf Grund des Fusionsgesetzes.
Eine Delegation der Anmeldebefugnis ist nur bei Anmeldungen ausserhalb der oben aufgezählten Fälle möglich, beispielsweise bei Änderungen der Personalien und der Zeichnungsbefugnis von eingetragenen Personen oder bei der Änderung von Statuten, die nicht die aufgezählten Fälle betreffen.
Gemäss neuem Art. 17 HRegV erfolgt die Anmeldung durch eine oder mehrere für die betroffene Rechtseinheit zeichnungsberechtigte Personen gemäss ihrer Zeichnungsberechtigung (Art. 17 Abs. 1 lit. a HRegV); resp. durch eine bevollmächtigte Drittperson (Art. 17 Abs. 1 lit. b HRegV). Die Anmeldung kann also z.B. entweder durch zwei kollektiv unterzeichnungsberechtigte Prokuristen erfolgen, oder auch durch irgendeine Drittperson, sei diese im Handelsregister eingetragen oder nicht. In diesen Fällen kann auch die Hausnotarin die Anmeldung vornehmen, wenn aus der Vollmacht hervorgeht, dass diese auch für die Vertretung in Handelsregistersachen erteilt ist. Die Vollmacht muss von einem oder mehreren im Handelsregister eingetragenen zeichnungsberechtigten Mitgliedern des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans der betroffenen Rechtseinheit gemäss deren Zeichnungsberechtigung unterzeichnet sein (Art. 17 Abs. 3 HRegV). Sie muss jeder Anmeldung separat beigelegt werden, wobei eine einfache Kopie genügt. Die Unterschriften der für die Gesellschaft zeichnenden Personen auf der Vollmacht müssen nicht beglaubigt werden, weil diese ja bereits beim Handelsregister hinterlegt sind. Auch die Identität der bevollmächtigten Person wird durch das Handelsregisteramt nicht überprüft werden. Deren Legitimation gegenüber dem Handelsregister ergibt sich durch die Vollmacht.
Mit dieser Änderung von Art. 17 HRegV werden in Zeiten, in denen die leitenden Organe von Gesellschaften noch weniger in den Büros erscheinen, die Anmeldungen beim Handelsregister insbesondere von Mutationen eingetragener Personen, vereinfacht.
Die AHV-Nummer von im Handelsregister eingetragenen Personen wird nun übrigens immer erfasst, sie muss aber in der Anmeldung nicht angegeben werden. Das Handelsregister besorgt sich diese Nummer selber.
2. Abschaffung der Stampa-Erklärung
Die Stampa-Erklärung als separater Beleg wird abgeschafft. Neu müssen Gründerinnen resp. Verwaltungsräte oder Geschäftsführer bei Kapitalerhöhungen keine separate „Stampa-Erklärung“ mehr unterzeichnen. Die Feststellung der Gründerinnen und Gründer oder der Gesellschafter resp. Aktionäre in den Generalversammlungen, dass keine anderen Sacheinlagen, Sachübernahmen und beabsichtigten Sachübernahmen, Verrechnungstatbestände oder besonderen Vorteile bestehen als die in den Belegen genannten, werden nun von den Urkundspersonen direkt in die entsprechenden Dokumente aufgenommen.
3. Gebührenfreier Zugang zu Statuten und Stiftungsurkunden
Während bisher nur bei wenigen Handelsregisterämtern die Statuten und Handelsregisterbelege unentgeltlich abgerufen werden konnten (Basel-Stadt, Zürich), müssen nun alle Handelsregisterämter zumindest die Statuten und die Stiftungsurkunden im Internet gebührenfrei zugänglich gemacht werden (Art. 936 Abs. 2 OR).
4. Suche nach im HR eingetragenen Personen
Während seit längerer Zeit mit www.zefix.ch eine zentrale Datenbank aller im Handelsregister eingetragenen Rechtseinheiten besteht, fehlte eine solche Datenbank für die bei den Rechtseinheiten registrierten natürlichen Personen. Mit der Revision des Handelsregisterrechts müssen die kantonalen Handelsregisterämter die Angaben zu den natürlichen Personen inkl. Funktionen und Zeichnungsberechtigungen in der vom Bund geführten „zentralen Datenbank Personen“ erfassen (Art. 928b Abs. 1 OR). Diese Datenbank scheint aber noch nicht in Betrieb zu sein.
5. Beginn der Rechtswirksamkeit erst mit der Publikation im SHAB
Neu tritt die rechtliche Wirksamkeit von Handelsregistereintragungen Dritten gegenüber erst mit der Publikation im SHAB ein. Davon zu unterscheiden ist jedoch die Rechtswirksamkeit im internen Rechtsverhältnis. Verschiedenste Rechtsakte können bereits vor der Veröffentlichung im SHAB gesellschaftsrechtlich rechtswirksam werden (z.B. Rücktrittserklärung eines Verwaltungsrates einer AG). Die Ausstellung eines Handelsregisterauszugs nach Genehmigung des Tagesregistereintrages durch das EHRA, jedoch vor SHAB-Publikation (sog. «vorzeitiger Handelsregisterauszug») ist gemäss letzten Informationen weiterhin zulässig, jedoch tritt Dritten gegenüber dessen Rechtswirksamkeit erst mit der Publikation desselben im SHAB ein (Art. 936a Abs. 1 Satz 2 OR). Ganz gesichert ist diese Praxis allerdings noch nicht.
Bei Vorgängen, bei denen eine Bilanz vorliegen muss, die nicht älter als 6 Monate ist (z.B. Sacheinlagegründung, Fusion), genügte bisher eine Eintragung im Tagebuch des betreffenden Handelsregisteramtes zur Wahrung der Frist. Neu ist zu beachten, dass auch noch die Publikation im SHAB abgewartet werden muss. Fusionen oder Sacheinlagegründungen gestützt auf eine Bilanz per 31. Dezember müssen somit so rechtzeitig beurkundet und beim Handelsregister angemeldet werden, damit es auch noch mit der Publikation vor dem 30. Juni des Folgejahres reicht.
